Palun tutvuge ka DataDOI kasutustingimustega.

1. Kirje loomine ning andmete üleslaadimine. Tööleht

Üleslaetavad andmed peavad olema lõplikus avaldamisstaadiumis. Andmete sisestaja peab tagama üleslaetavate andmete avaldamis- ja jagamisõigused. Andmekogumid peaksid sisaldama selgitavat dokumentatsiooni (README.txt faili), kus kirjeldatakse andmete eesmärki, andmete taaskasutamise tingimusi ning seda kuidas andmed koguti ja kuidas seda andmekogumit kasutada.

Töölehe täitmine:

• Logige oma kasutajanime ning parooliga DataDOI-sse. Kui te olete Tartu Ülikooli liige, siis kasutage sisse logimiseks oma ülikooli kasutajatunnust ja parooli. Kui te olete mõne teise ülikooli (nt Tallinna Ülikool) või institutsiooni liige ning te kasutate DataDOI-d esimest korda, siis palun registreerige alustuseks konto kasutades selleks oma e-posti aadressi
• Valige andmekogum, kuhu andmed sisestada
• Minimaalsed kohustuslikud väljad: autor(id), pealkiri, avaldamiskuupäev, väljaandja, andmekogu lühikirjeldus, märksõnad, tüüp ja formaat
• Mida rohkem ja täpsemalt täidate andmekogu sisestamisel töölehe väljad, seda paremini on andmed leitavad, ligipääsetavad ja taaskasutatavad

Tööleht 1 - Kirjelda

• Autor(id) (authors) - andmekogu autor või autorid
• Andmekogu pealkiri (title)
• Avaldamiskuupäev (date of issue) - võib lisada ainult aasta, kui päeva ja kuud pole võimalik määratleda
• Väljaandja (publisher) - andmekogu kättesaadavaks tegemise eest vastutav üksus. Nt Tartu Ülikool, Tallinna Ülikool, instituut, osakond vms
• Andmekogu lühikirjeldus (abstract) - võimalik lisada rohkem kui üks lühikirjeldus (näiteks kirjeldamiseks eri keeltes); kasutada “lisa” nuppu
• Märksõnad (keywords) - andmekoguga sobivad ja seda iseloomustavad märksõnad (võimalik lisada rohkem kui üks märksõna; kasutada “lisa” nuppu)
• Tüüp (type) - valige nimistust kõik andmekogu iseloomustavad tüübid
• Formaat (format) - andmefaile kirjeldav faililaiend või meediatüüp. Nt TXT, CSV, PDF jne (võimalik lisada rohkem kui üks formaat; kasutada “lisa” nuppu)
• Geograafiline asukoht (geopraphical location) - geograafiline piirkond või asukoht, kus andmed koguti või asukoht, mida kogutud andmed kirjeldavad (võimalik lisada rohkem kui üks asukoht; kasutada “lisa” nuppu)
• Keel (language) - andmekogu põhisisu kirjeldav keel. Kui sobiv keel nimistus puudub, siis valige 'Muu'. Kui keel pole määratletav, siis valige 'Puudub'
• Ligipääsuõigused (rights) - avatud, embargoga, piiratud, suletud. Peamiselt kasutatakse avatud juurdepääsu või määratakse embargoperiood. Embargoperioodi määramine toimub töölehe järgmises etapis
• Projekti identifikaator (project identifier) - kui andmekogu on osa mõnest projektist, siis lisada projekti identifikaator
• Seos (relation) - andmekoguga seotud teised uurimused. Seose näitamiseks kasutada näiteks DOI-d, vormistatud viidet või muud sobivat viisi. Viidete koostamise hõlbustamiseks võib kasutada viitevormindajat (võimalik lisada rohkem kui üks viide; kasutada “lisa” nuppu)
• Kommentaarid (comments) - andmekoguga seotud vabas vormis märkused ja kommentaarid

Tööleht 2 - Ligipääs

• Privaatne - kui teha kasti linnuke, siis pole andmekogu DataDOI platvormil otsitav. Siiski on andmekogu ligipääsetav otselingi kaudu
• Embargo - määrake embargo anonymous grupile (repositooriumi tavakasutajale). Valige embargo ning määrake aeg, mil embargoperiood lõppeb. Võite ka lisada embargoga seotud kirjelduse ning põhjuse. Lõpuks vajutage kindlasti “Kinnita” nuppu. Vastasel juhul embargo (või muud määratud piirangud) ei rakendu
• Juhul kui piiranguid või embargot pole vaja rakendada, siis vajutage lihtsalt Järgmine

Tööleht 3 - Laadi üles

• Vajutage “choose file” sobiva andmefaili üleslaadimiseks. Kohustuslik on lisada ka andmefaili kirjeldus. Kui andmefaile on rohkem kui üks, siis vajutage “laadi üles ja lisa järgmine” ning lisage uus andmefail. Faile saab lisada ainult ükshaaval. Juhul kui andmefaile on ainult üks, siis võib ka vajutada lihtsalt “järgmine”
• Siin saate lisaks andmefailidele lisada ka README.txt faili ning muid andmekoguga seotud faile
• Olgugi et DataDOI-sse on võimalik üles laadida kõikvõimalikke teada-tuntud failiformaate, siis soovitame kasutada kasutustingimustes nimetatud andmetüüpe. See tagab andmete sobivuse pikaajaliseks säilitamiseks ning nende kasutamise tulevikus.

Tööleht 4 - Retsensioon

• Siin näete kokkuvõtet kirje loomise ja andmefailide sisestamise kohta ning soovi korral võite neid parandada ja täiendada

Tööleht 5 - CC litsents

• Siin saate andmekogule lisada Creative Commons litsentsi ning määrata, mil viisil võib teie andmekogu kasutada. Juhul kui soovite lisada oma litsentsi, siis laadige see eraldi failina üles

Tööleht 6 - Litsents

• Kinnitage, et olete nõus andmete üleslaadimise ning hoiustamise tingimustega DataDOI-s. Lõpetamiseks vajutage “lõpeta lisamine”

2. Sisestatud andmekogu ülevaatamine ja parandamine

Sisestatud andmekogu ülevaatamine

Kui te olete andmekogu üleslaadimise lõpetanud saadab süsteem teie andmekogu repositooriumi administraatorile ülevaatamiseks. Kui andmekogu vastab repositooriumi nõuetele (metaandmed on asjakohased, README-fail on lisatud jne), siis teie andmekogu avaldatakse DataDOI-s ning registreeritakse ka DOI.

Kui teie andmekogu vajab parandamist või täiendamist, siis saadetakse teile e-kiri, kus on kirjas, milliseid parandusi ning muudatusi on vaja teha.

Sisestatud andmekogu parandamine

Selleks, et oma andmekogu parandada, klikkige e-kirjaga Submission Rejected saadetud lingil ning logige DataDOI-sse sisse. Seejärel suunatakse teid Lisamised/Submissions lehele, kust te leiate andmekogud, mis on juba läbi vaadatud, mis ootavad läbi vaatamist või mis on juba repositooriumisse vastu võetud. Valige andmekogu, mis vajab parandamist ning klikkige selle andmekogu pealkirjale. Leidke nupp Jätka, klikkige sellel ning alustage andmekogu muutmist.

DOI lisatakse andmekirjele, kui repositooriumi administraatorid on üle kontrollinud, et kõik vajalik informatsioon ning failid (sh README.txt) on sisestatud.

3. Andmefailide suurus

Andmefailide üleslaadimise juhud:

• Andmefaile saate üles laadida ühekaupa (Tööleht 3)
• Kasutaja vaates saate üles laadida andmefaile, mille igaühe suurus on kuni 2GB
• Vajadusel kasutage andmefailide kokkupakkimise (tihendamise) võimalust
• Juhul kui kõik teie andmefailid on suuremad kui 2GB, siis palun kontakteeruge repositooriumi administraatoritega. Eelnevalt andmekirjet valmis luua ei ole vaja
• Kui enamus andmefailid on alla 2GB ja mõned üksikud üle 2GB, siis saate väiksemad failid ise üles laadida ning suuremate failide üleslaadimiseks pöörduda repositooriumi administraatorite poole
• Kui teil on väga palju väikesi andmefaile, mille ükshaaval üleslaadimine on väga töömahukas, siis palun pöörduge repositooriumi administraatorite poole. Eelnevalt andmekirjet valmis luua ei ole vaja
• Kui teie andmefailide arv ning suurus on ühe kirje (item) piires väga mahukas, siis on otstarbekas luua kirje kahes (või mitmes osas). Seejuures metaandmed on kõigil kirjetel samad ning kirjed on viidete kaudu omavahel seotud (relation väli)

4. Andmekirje muutmine (valdkonna või kollektsiooni administraatoritele)

Andmekirjet on võimalik muuta, kui te olete valdkonna või kollektsiooni administraator.

Andmefailide uuendatud ja täiendatud versioonide üleslaadimisel ärge eemaldage eelnevat versiooni, kuna sellele võib juba keegi olla oma töös viidanud. Andmefailide versioonide eristamiseks kasutage täiendavalt versiooni numbrit (nt andmed_v1, andmed_v2 jne).

NB! Kui te olete tavakasutaja ning soovite andmekirjet muuta, siis palun kontakteeruge repositooriumi administraatoriga.

• Andmekirje muutmiseks logige sisse ning avage muutmist vajav kirje
• Paremal menüüribal leiate menüüpunkti “muuda seda nimetust”
• Avanenud vaates näete: nimetuse staatus, nimetuse failid, nimetuse metaandmed, vaata nimetust
• Nimetuse staatus - saate vaadata nimetusega seotud infot. Samuti on selles vaheaknas võimalik muuta kirjega seotud autoriseerimise õigusi (nt piirata üksikute või kõigi failide ligipääsu tavakasutajale jms), eemaldada kirje repositooriumist (kirje jääb siiski alles sisestaja ning repositooriumi üldadministraatorite vaates), liigutada kirjet teise andmekogumisse või kollektsiooni, muuta kirje täielikult privaatseks ning kustutada kirje lõplikult repositooriumist. NB! Kirje eemaldamist ning lõplikku kustutamist kaaluda ainult äärmisel ning põhjendatud vajadusel
• Nimetuse failid - saate kustutada ning laadida üles uusi (andme)faile
• Nimetuse metaandmed - saate lisada ja kustutada metaandmeid. Metaandmete väljade selgitused leiate nt siit
• Vaata nimetust - kirje ülevaade

Küsimuste korral pöörduge: evelin.arust@ut.ee